En el clima actual, cada vez se realizan más reuniones en el entorno virtual que nunca. Con la creciente demanda de que los empleados se mantengan en contacto, las empresas están invirtiendo mucho en soluciones de conferencias. Con eso, muchas organizaciones y su personal han visto un aumento drástico en la cantidad de reuniones en sus calendarios. 

Según un estudio realizado por Reclaim.ai, los calendarios de empleados remotos e híbridos se han vuelto mucho más completos en los últimos años, con:

• Un promedio de 26 reuniones por semana.
• Un aumento del 70% en las reuniones por semana desde el movimiento de trabajo desde casa.
• Un promedio de 22 horas en reuniones por semana.

Las reuniones productivas no son el problema, por supuesto, pero desafortunadamente pocas reuniones parecen ser descritas como tales por los trabajadores remotos.

 

¿Está aprovechando al máximo sus reuniones?

La mayoría de las reuniones se llevan a cabo a través de su computadora, teléfono o dispositivo de sala de reuniones dedicado , lo que hace que la grabación de reuniones sea mucho más fácil. Pero grabar una conversación, especialmente en el lugar de trabajo, a menudo es una ocurrencia tardía, pero ¿debería serlo?

Muchos de ustedes se habrán preguntado: “¿Puedo grabar esto?”. La respuesta es sí, y ahora es el mejor momento para comenzar a grabar sus reuniones.

Los dos efectos psicológicos que plagan sus reuniones

Las reuniones son una parte crucial del trabajo remoto e híbrido, pero a veces pueden ser increíblemente ineficientes. Mucha de esta ineficiencia se puede atribuir a los efectos psicológicos que ocurren antes y durante una reunión.

Como propietario de una reunión, es su responsabilidad asegurarse de que sus asistentes se sientan cómodos compartiendo sus ideas e inquietudes. La grabación de llamadas y reuniones es útil, pero es importante ser consciente de los posibles efectos que la grabación puede tener en los asistentes. Para aliviar las preocupaciones, debe asegurarse de que solo los asistentes tengan acceso a la grabación de la reunión y que tengan la opción de detener la grabación en cualquier momento.

Un efecto psicológico que afecta a las reuniones es el miedo a perderse (FOMO). Incluso los empleados más ocupados tienden a aceptar todas las invitaciones a reuniones porque les preocupa perderse conversaciones importantes. Es responsabilidad de los propietarios de la reunión asegurarse de que solo los participantes obligatorios sean invitados a las reuniones.

Otro es el efecto de mera urgencia. Las personas tienden a priorizar las tareas urgentes pero menos importantes que se pueden completar rápidamente, en lugar de centrarse en las tareas importantes que requieren más esfuerzo. Una forma de mitigar este efecto es utilizar una herramienta de grabación de reuniones para proporcionar un resumen claro y conciso de la reunión para aquellos que no pueden asistir.

 

Cómo pueden ser útiles las grabaciones de reuniones

Por otro lado, grabar una reunión genera una productividad increíble en muchas situaciones. La ciencia de escuchar su propia voz puede ayudar a mejorar las habilidades de presentación y refinar los argumentos de venta. Sin embargo, los beneficios de la grabación de una reunión dependen del caso de uso específico y de las personas involucradas.

Aquí hay algunos ejemplos a considerar:

• Los ejecutivos con agendas ocupadas pueden beneficiarse de las grabaciones de las reuniones para ponerse al día con las que no pudieron asistir y revisar rápidamente los puntos destacados de la reunión.
• Los gerentes de ventas y los líderes de equipo pueden convertir las grabaciones de reuniones en momentos de aprendizaje para su equipo. Una grabación puede ayudarlos a revisar cómo su equipo interactúa con los clientes e identificar áreas de mejora.
• Los gerentes de éxito del cliente y los gerentes de soporte pueden usar grabaciones para compartir información importante, como llamadas de escalada, con sus líderes de equipo. Esto puede ayudarlos a comprender mejor la llamada y aprender a responder adecuadamente.
• Los proveedores y socios pueden beneficiarse de una grabación para ayudar a realizar un seguimiento de los detalles importantes de las llamadas que, de otro modo, serían difíciles de recordar.

Gartner informa que el 75% de las conversaciones se registrarán para 2025 

Esta estadística reveladora plantea la pregunta: ¿por qué las grabaciones de reuniones se están convirtiendo en una práctica estándar? Una de las razones son los datos y la privacidad. Cada vez es más importante para las organizaciones tener un registro de lo que se discute en las reuniones, lo que ayuda a proteger a las organizaciones de disputas legales y filtraciones de datos.

La pandemia puede haber acelerado la tendencia, pero no la inició. Es una clara indicación de que las grabaciones de reuniones son cada vez más populares. Con el cambio a soluciones basadas en la nube, cada vez es más fácil para las organizaciones grabar y almacenar sus reuniones con un acceso simple a las grabaciones para los participantes de la reunión, lo que ayuda a las organizaciones a construir una cultura de transparencia.

En general, las grabaciones de reuniones se han convertido en una herramienta necesaria para las organizaciones, ya que nos ayudan a archivar y acceder a información importante rápidamente.

 

¿Todas las grabaciones de reuniones son iguales?

Opciones de grabación nativas

Casi todas las soluciones de comunicaciones unificadas (UC) disponibles en la actualidad tienen una solución de grabación integrada, que permite a las personas grabar sus reuniones en línea. Hay varias preguntas importantes a considerar acerca de las grabaciones de reuniones:

• ¿Todos pueden acceder a las grabaciones de las reuniones o necesitan permiso?
• ¿Puedo compartir fácilmente reuniones internamente?
• ¿Puedo encontrar rápidamente momentos de reunión importantes?
• ¿Debo preocuparme por los protocolos de seguridad para las grabaciones de mis reuniones?
• ¿Qué tan estrechamente está integrado con Microsoft Teams o su proveedor de UC?

Si está satisfecho con sus respuestas a las preguntas anteriores, lo más probable es que tenga una buena solución. Pero si no tiene un complemento de grabación de reuniones con el que esté satisfecho, probablemente necesite explorar una aplicación de terceros para integrarse estrechamente con su solución UC.

 

Tres consideraciones con un software de grabación de reuniones

1. Busque una solución de grabación que sea automatizada y fácil de usar, para que no pierda tiempo ni energía asegurándose de que la grabación se lleve a cabo.
2. Asegúrese de que la solución de grabación tenga capacidades de búsqueda avanzada para encontrar información específica rápida y fácilmente dentro de la grabación.
3. Encuentre una solución que permita compartir y colaborar fácilmente dentro y fuera de la organización.

Las grabaciones de reuniones se están convirtiendo en una necesidad, ya que permiten una mejor productividad, una mejor comunicación y una mejor comprensión de sus necesidades. La clave para una grabación exitosa es asegurarse de que el proceso de grabación sea automático, le permita buscar fácilmente palabras clave, puntos destacados y notas dentro de la reunión y proporcione un intercambio y una colaboración fluidos con equipos internos y externos.

Fuente GUY YAFFE

 

Para obtener más información sobre las grabaciones de reuniones y cómo implementarlas en su organización, consulte con nosotros.